Disposer d'une signature professionnelle dans Gmail est une étape essentielle pour améliorer votre communication et votre image de marque.
Une signature de courriel bien rédigée ajoute de la crédibilité, promeut votre marque et permet aux destinataires de vous contacter plus facilement.
Ce guide vous montrera comment créer, personnaliser et gérer une signature Gmail, étape par étape.
Nous explorerons également des options avancées telles que l'ajout d'images, d'icônes de médias sociaux et l'utilisation de signatures multiples pour différents scénarios.
Pourquoi la signature Gmail est-elle importante ?
La signature d'un message électronique ne se résume pas à votre nom. C'est l'occasion de fournir des informations essentielles, de promouvoir votre entreprise et de laisser une impression durable. Une signature professionnelle peut inclure
- Votre nom et votre fonction.
- Informations de contact, comme votre numéro de téléphone ou votre site web.
- Liens ou icônes de médias sociaux.
- Le logo de votre entreprise ou une signature HTML avec des éléments de marque.
Qu'il s'agisse d'une signature de base ou d'une signature plus élaborée, Gmail propose des outils permettant de créer et de gérer facilement votre signature.
Comment ajouter une signature d'e-mail personnalisée dans Gmail
Voici un guide complet sur la création d'une nouvelle signature pour votre compte Gmail.
Étape 1 : Ouvrir les paramètres de Gmail
1. Connectez-vous à votre boîte de réception Gmail sur un ordinateur de bureau.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône de l'engrenage pour ouvrir les paramètres.
3. Sélectionnez "Voir tous les paramètres" pour accéder à la page complète des paramètres.
Étape 2 : Créer une nouvelle signature Gmail
1. Dans le menu des réglages, naviguez jusqu'à l'onglet "Général".
2. Faites défiler la page jusqu'à la section "Signature" .
3. Cliquez sur "Créer nouveau".
4. Saisissez un nom pour votre signature (par exemple, "Travail" ou "Personnel") et cliquez sur"Créer".
Étape 3 : Ajouter vos coordonnées
Dans l'éditeur de signature Gmail, commencez par saisir les informations de base :
- Votre nom.
- Votre fonction.
- Votre numéro de téléphone.
- L'adresse de votre entreprise ou de votre site web.
Vous pouvez également modifier facilement la signature en cliquant sur l'icône du stylo.
Étape 4 : Personnalisez votre signature
1. Formater le texte: Utilisez l'éditeur pour modifier la police, mettre le texte en gras ou en italique, ou ajuster la taille. Mettez en évidence des détails clés tels que votre titre de poste.
2. Ajouter des liens: Sélectionnez un texte (par exemple, l'URL de votre site web) et cliquez sur l'icône de la chaîne pour insérer un lien hypertexte.
3. Insérer des icônes sociales: Téléchargez de petites icônes de médias sociaux cliquables (par exemple, LinkedIn, Twitter) et reliez-les à vos profils.
4. Inclure une image ou un logo:
- Cliquez sur l'icône de l'image dans l'éditeur.
- Téléchargez votre logo ou associez une image de votre site web. Veillez à ce que la taille de l'image soit appropriée afin de ne pas ralentir le temps de chargement des courriels.
Étape 5 : Définir les valeurs par défaut de la signature
Décidez de l'emplacement de votre signature :
- Pour les nouveaux messages, sélectionnez votre signature principale.
- Pour les réponses et les envois, vous pouvez choisir une signature plus simple ou n'en utiliser aucune. Cliquez sur insérer une signature avant le texte cité dans les réponses.
Utilisez le menu déroulant en regard de chaque option de la section des valeurs par défaut des signatures pour attribuer des signatures.
Étape 6 : Enregistrer les modifications
Descendez au bas de la page et cliquez sur "Enregistrer les modifications". Votre signature est ainsi active et apparaîtra dans vos courriels.
Si vous souhaitez des exemples de signatures, jetez un coup d'œil à notre article sur : Exemples de signatures d'emails [+ Générateurs d'emails gratuits]
Comment créer plusieurs signatures dans Gmail
Gmail vous permet de créer plusieurs signatures à des fins différentes, par exemple pour des courriels professionnels, personnels ou liés à un projet.
1. Suivez les étapes 1 à 4 ci-dessus pour créer votre première signature.
2. Pour ajouter une autre signature, allez dans la section Signature et cliquez sur "Créer une nouvelle".
3. Nommez et concevez la nouvelle signature avec un contenu différent.
4. Lors de la rédaction d'un courriel, cliquez sur l'icône du stylo sous le message pour passer d'une signature enregistrée à l'autre.
Lecture recommandée : 31 modèles d'e-mails froids pour augmenter les ventes
Comment ajouter une signature Gmail sur les appareils mobiles (Android et iPhone) ?
Si vous utilisez principalement Gmail sur un appareil mobile, vous devrez configurer une signature séparément dans l'application Gmail.
Pour Android :
1. Ouvrez l'application Gmail et appuyez sur le menu dans l'angle supérieur gauche.
2. Faites défiler vers le bas et appuyez sur "Paramètres".
3. Sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez ajouter une signature.
4. Appuyez sur "Signature mobile", puis saisissez le texte de votre signature.
5. Les modifications sont enregistrées automatiquement et le texte de la signature apparaîtra dans tous les courriels envoyés depuis votre appareil.
Pour iPhone :
1. Ouvrez l'application Gmail et appuyez sur le menu (trois lignes horizontales).
2. Allez dans Paramètres et choisissez votre compte.
3. Activez l'option "Signature mobile".
4. Saisissez les détails de votre signature et touchez Retour pour enregistrer.
Conseils avancés pour des signatures Gmail professionnelles
Voici quelques conseils à garder à l'esprit :
Utiliser un générateur de signature Gmail
Si vous recherchez une signature élégante et soignée, envisagez d'utiliser un générateur de signature Gmail ou un créateur de signature.
Ces outils vous aident à concevoir des signatures de courriel professionnelles avec un minimum d'efforts. Ils fournissent généralement des modèles qui incluent :
- Boutons cliquables pour des actions telles que la prise de rendez-vous ou la visite de votre site web.
- Les icônes de médias sociaux qui renvoient directement à vos profils augmentent l'engagement.
- Bannières pour les promotions, les événements ou les messages de marque.
- Des mises en page flexibles permettant d'incorporer des logos, des titres de postes et des informations supplémentaires.
L'utilisation d'un générateur permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s'assurer que votre signature a un aspect professionnel et qu'elle est conforme à l'étiquette du courrier électronique moderne.
Ajouter une signature HTML
Une signature HTML permet une conception plus personnalisée et de marque.
Si vous disposez d'éléments de marque spécifiques, tels que la palette de couleurs de votre entreprise ou l'emplacement de votre logo, le langage HTML offre la souplesse nécessaire pour créer une signature qui se démarque.
- Pour utiliser une signature HTML, concevez votre signature à l'aide d'un éditeur HTML ou d'un outil de création de modèles.
- Copiez le code HTML et collez-le dans l'éditeur de signature de Gmail.
- Gmail rendra le code HTML, ce qui vous permettra de prévisualiser le design avant de l'appliquer.
Cette approche est particulièrement utile pour les entreprises ou les particuliers qui souhaitent une signature à fort impact et visuellement attrayante.
Inclure des liens vers les médias sociaux
L'ajout d'icônes de médias sociaux à votre signature est un moyen simple d'améliorer la connectivité et l'engagement. Pour une touche professionnelle :
- Utilisez des icônes petites et épurées pour des plateformes telles que LinkedIn, Twitter ou Instagram.
- Liez chaque icône directement à votre profil ou à votre page professionnelle.
- Placez les icônes proprement dans une rangée ou une colonne sous vos coordonnées pour y accéder facilement.
Ces icônes permettent non seulement aux destinataires d'entrer en contact avec vous sur plusieurs plateformes, mais aussi de renforcer votre présence en ligne.
Erreurs courantes à éviter dans la conception de la signature
Voici les trois principales choses à éviter lors de la création d'une signature de courriel.
Trop d'informations
Bien qu'il soit tentant d'inclure tous les détails vous concernant ou concernant votre entreprise, le fait de surcharger votre signature peut lui donner un aspect encombré et non professionnel. Tenez-vous en à l'essentiel :
- Nom et fonction.
- Numéro de téléphone.
- Adresse électronique ou site web.
- Quelques liens cliquables.
Évitez d'ajouter de longues clauses de non-responsabilité ou des citations inutiles, sauf si la politique de l'entreprise l'exige.
Images surdimensionnées
L'utilisation d'images de grande taille dans votre signature, comme un logo ou une photo de profil, peut ralentir le temps de chargement des courriels et ne pas s'afficher correctement sur tous les appareils. Pour éviter cela :
Redimensionnez les images dans un format réduit, adapté au web, avant de les télécharger.
Dans la mesure du possible, la taille du fichier doit être inférieure à 100 Ko.
Des styles incohérents
Une mise en forme ou un style incohérent dans les signatures de votre équipe peut nuire à votre image de marque. Veillez à ce que tous les membres de votre organisation utilisent la même signature :
Style et taille de la police.
Schéma de couleurs.
Éléments de mise en page et de conception.
Vous pouvez normaliser ce processus en partageant un modèle de signature ou en utilisant un générateur qui permet une mise en œuvre à l'échelle de l'équipe.
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Dernière étape : Testez votre signature Gmail
Avant d'envoyer des courriels avec votre nouvelle signature, envoyez un courriel test à vous-même ou à un collègue. Vérifiez que :
Les liens fonctionnent correctement.
Les images s'affichent correctement.
Le formatage est professionnel.
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