Crear la respuesta perfecta fuera de la oficina (OOO) puede parecer un detalle menor en el gran esquema de tu vida laboral. ¿Por qué preocuparse tanto por algo tan insignificante?
Piénselo: ¿cuántos días al año está de vacaciones? ¿Cuántos días está su bandeja de entrada de correo electrónico esencialmente fuera de servicio? Durante esos días, sus contactos reciben un correo electrónico genérico y aleatorio...
¡ALTO!
Este email también podría ayudarte a conseguir clientes y trabajar para ti mientras te tomas un cóctel en la playa. 🍹
Y aún hay más. Elaborar un mensaje de OOO bien pensado puede:
- Mejora tu imagen profesional 🌟
- Mantén tus relaciones 💬
- E incluso dar a sus esfuerzos de marketing un impulso sutil 🚀.
Este pequeño esfuerzo para lo que parece un correo electrónico trivial puede convertirse en realidad en un activo importante.
He aquí una pequeña guía sobre el arte de crear una respuesta de OOO que sea a la vez informativa y memorable.
1/ 8 razones por las que es importante una buena respuesta de OOO
Una vez recibí una respuesta de OOO que decía simplemente: "fuera de servicio, póngase en contacto con...".
No, hola.
No hay información.
No hay despedida.
¡👉🏼Where son los buenos modales básicos??!
¿Y qué evoca eso? Un sentimiento de insatisfacción, de infravaloración. Irritación. Casi ira. Dice mucho de la persona que escribe apresuradamente un mensaje así: un desprecio por la persona que lo lee. Es un mensaje centrado en uno mismo, no en los demás.
Un mensaje de ausencia de la oficina hace algo más que informar a la gente de que no estás disponible: te representa mientras no estás allí para responder tú mismo a los correos electrónicos. Es una oportunidad para comunicar con eficacia y dejar una impresión positiva.
Para las empresas, también sirve como punto de contacto que puede mejorar el conocimiento de la marca y el compromiso de los clientes.
Aquí tienes 8 puntos por los que deberías cuidar tus correos electrónicos fuera de la oficina :
1. Mantiene la profesionalidad
Una respuesta de OOO bien elaborada demuestra que valoras la profesionalidad y respetas el tiempo del remitente. Establece un tono de responsabilidad, indicando que eres organizado y estás atento a los detalles, incluso en tu ausencia.
2. Reduce la sobrecarga de correo electrónico
Al dirigir al remitente a otro contacto que pueda ayudarle, o proporcionarle recursos adicionales, tu respuesta de OOO puede reducir el número de correos electrónicos que te esperan. Esto te ayuda a gestionar mejor tu carga de trabajo y a centrarte en las tareas prioritarias a tu regreso.
3. Fortalece las relaciones comerciales
Una respuesta de OOO bien pensada puede mejorar las relaciones al demostrar a colegas y clientes que eres considerado y proactivo en la comunicación. Les asegura que sus mensajes son importantes para ti, fomentando la buena voluntad y la confianza.
4. Refleja su marca personal
Tu correo electrónico de OOO es una oportunidad para reforzar tu marca personal. Un mensaje inteligente, profesional o incluso humorístico puede dejar una impresión memorable, contribuyendo a cómo te perciben en tu círculo profesional.
5. Evita retrasos en los proyectos
Para los que trabajan en entornos de colaboración, un mensaje informativo de OOO puede hacer que los proyectos sigan adelante redirigiendo las consultas o tareas a miembros del equipo capacitados.
6. Ofrece tranquilidad
Para ti, una respuesta de OOO bien planificada significa que puedes desconectar de verdad, sabiendo que has sentado las bases para una comunicación fluida en tu ausencia. Esta tranquilidad es crucial para disfrutar plenamente de tu tiempo libre.
7. Aumenta la productividad
Gestionando las expectativas y dirigiendo adecuadamente los asuntos urgentes, puede minimizar la interrupción de su productividad causada por una acumulación de asuntos sin resolver a su regreso.
8. Crea una oportunidad para el humor
Si es apropiado, un mensaje de OOO humorístico puede mostrar tu personalidad y hacer que la interacción con tu correo electrónico sea memorable. Este pequeño toque de humor puede alegrar el día a alguien y reforzar vuestras conexiones.
😉😎 ¡El humor es uno de los mayores puntos fuertes en la comunicación! ¡No lo olvides nunca!
2/ Elementos clave de un mensaje eficaz fuera de la oficina
He aquí algunos elementos específicos que debe recordar cuando elabore su mensaje de ausencia, adaptado a su situación:
Marco temporal claro 📅
Especifique las fechas exactas de su ausencia. Esto ayuda a gestionar las expectativas sobre tu disponibilidad.
Punto de contacto 👥
Incluya siempre una persona de contacto alternativa que pueda ayudarle en su ausencia. Indique su nombre, cargo y datos de contacto.
Motivo de la ausencia (opcional) 🏖️
Puedes mencionar el motivo de tu ausencia si es profesional y apropiado, como "asistir a una conferencia" o "en un retiro de la empresa".
También puede optar por contar historias (verídicas o no). Por ejemplo, puedes compartir una historia ligera: "Tenía un montón de días de vacaciones acumulados y mi jefe me echó literalmente y me obligó a tomarme 10 días de descanso. Lo siento, ¡volveré aún con más energía!".
O algo más personal: "Mi hermana ha decidido casarse en la otra punta del mundo y tengo que irme a la playa. Cuando vuelva, os traeré a todos un collar de flores 🌸🌸".
Estos toques personales pueden hacer que tu mensaje de OOO sea memorable y refleje tu marca personal.
Enlace a su página web o blog: 🔗
No olvide los enlaces. Al igual que las CTA, pueden atraer tráfico y aumentar la participación, sobre todo si el enlace lleva a recursos útiles o a entradas recientes del blog.
3/ Ejemplos de mensajes memorables fuera de la oficina
He aquí varios ejemplos adaptados a distintos escenarios:
🔵El profesional del marketing inteligente
Asunto: Fuera de la Oficina: A la vanguardia de la innovación en marketing
Gracias por su ayuda.
Estoy ausente de mi escritorio hasta el [fecha] para asistir a una fantástica conferencia de marketing en la que estoy aprendiendo nuevas formas de servirle mejor. Responderé a tu correo electrónico en cuanto regrese.
¿No puede esperar? No dude en ponerse en contacto con [Nombre] en [Correo electrónico/Número de teléfono].
Consulte también nuestra última entrada del blog [enlace] sobre las principales estrategias de marketing para este año.
🟢El aventurero
Asunto: ¡Fuera de Alcance pero Explorando Profundo! 🌍
¡Hola y gracias por su correo electrónico! 🌍
Actualmente estoy fuera de la red, haciendo trekking por la selva amazónica hasta [Fecha de regreso]. Espero volver sano y salvo 😉
Para asuntos urgentes, póngase en contacto con [Nombre de contacto] en [Correo electrónico de contacto]. Si no es urgente, ¡imagíname colgado de una liana cuando responda a tu mensaje! 🐒🌿
PD: Puede que vuelva a traer un loro que responda a los correos electrónicos por mí.
🟠El asistente a la conferencia
Asunto: ¡Saludos desde [lugar de la conferencia]! 🌟
En estos momentos estoy asistiendo a [Nombre de la conferencia], absorbiendo todo lo último sobre [Tema de la conferencia] hasta [Fecha de regreso].
Estaré encantado de compartir nuevas ideas y puntos de vista a mi regreso. Mientras tanto, si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con [Contact Name] en [Contact Email].
¡Nos vemos en la otra cara, donde estaré lleno de más conocimiento y probablemente más café! ☕
🔴La pausa humorística
Asunto: Actualmente estoy fuera de la oficina, ¡pero mi WiFi no! 🚀
Si estás leyendo esto, es que he conseguido escapar de mi escritorio y estoy recargando pilas en algún lugar donde el sol se pone de maravilla [Fecha de regreso].
Tendré acceso limitado al correo electrónico, así que responderé a tu mensaje en cuanto regrese, a menos que decida prolongar mi descanso hasta convertirlo en un año sabático. Es broma (¿o no?).
Para cualquier cosa urgente, póngase en contacto con [Nombre de contacto] en [Correo electrónico de contacto].
Son increíbles y es menos probable que estén en una playa.
🟣El tiempo libre del bebé en familia
Asunto: ¡On Baby Duty - Back Soon! 🍼
¡Eh!
Gracias por su correo electrónico.
Actualmente estoy de baja familiar, disfrutando del caos de la paternidad hasta [Fecha de regreso]. 🍼
Estoy dominando el arte de cambiar pañales y sobrevivir con un mínimo de sueño, pero me aseguraré de responder una vez que esté de vuelta y posiblemente más coherente.
Si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con [Nombre de contacto] en [Correo electrónico de contacto].
Es menos probable que tengan comida de bebé en el pelo.
🟡El año sabático creativo
Asunto: En un viaje creativo - ¡Volverá inspirado! 🎨
Hola, has llegado a mi bandeja de entrada mientras me tomo un año sabático creativo hasta [Fecha de regreso], ¡buscando inspiración en el mundo que me rodea! 🎨
No voy a consultar el correo electrónico con regularidad, ya que estoy sumido en mis pensamientos (o, posiblemente, en las tazas de café de las cafeterías más pintorescas).
Para cualquier asunto urgente, póngase en contacto con [Nombre de contacto] en [Correo electrónico de contacto]. Espero volver con nuevas ideas y un espíritu renovado.
Cada uno de estos mensajes incorpora un toque único, que refleja las actividades o circunstancias actuales del remitente, y garantiza que el destinatario sepa cómo proceder en ausencia del remitente.
Reflexiones finales
Su mensaje fuera de la oficina puede ser un pequeño engranaje en la maquinaria que es su correspondencia profesional, pero tiene el potencial de dejar un gran impacto. Es una herramienta de marketing que sigue funcionando incluso cuando tú no estás, reforzando tu marca y manteniendo las conexiones. Así que la próxima vez que vayas a redactar ese OOO, recuerda: ¡un poco de creatividad puede llegar muy lejos!
Si desea mejorar su comunicación profesional o sacar el máximo partido de cada correo electrónico que envía, considere la posibilidad de integrar las funciones de Mailtracker en su flujo de trabajo. Nuestras herramientas le ayudarán a realizar un seguimiento de las aperturas de los correos electrónicos y a optimizar su interacción, garantizando que nunca se pierda nada, ¡incluso cuando esté fuera de la oficina! 🚀
