En este artículo, te mostraremos cómo utilizar los filtros de Gmail para facilitar la gestión de tus correos electrónicos.
Aprenderás qué son los filtros de Gmail, cómo configurarlos y cómo utilizarlos para automatizar tareas. Repasaremos diferentes formas de crear filtros, como el uso de la configuración, la barra de búsqueda o directamente desde un correo electrónico.
También explicaremos cómo editar y eliminar filtros y compartiremos algunos filtros útiles para mantener ordenada tu bandeja de entrada.
Empecemos.
Descripción general de los filtros de Gmail
Los filtros de Gmail son una potente herramienta que te ayuda a gestionar tus correos electrónicos entrantes de forma más eficaz. Te permiten crear reglas que clasifican, etiquetan o gestionan automáticamente tus correos electrónicos en función de los criterios que establezcas.
¿Qué es un filtro de Gmail?
Un filtro de Gmail es esencialmente una regla que creas que se aplica a los correos electrónicos que cumplen criterios específicos. Estos criterios pueden incluir:
- Para: Correos electrónicos enviados a una dirección específica
- De: Correos electrónicos recibidos de una dirección concreta
- Asunto: Correos electrónicos con palabras clave específicas en el asunto
- Tiene la palabra: Correos electrónicos que contienen determinadas palabras clave
- Dentro de fecha: Correos electrónicos recibidos dentro de un intervalo de fechas específico
- No tiene: Correos electrónicos que no contienen determinadas palabras clave
- Tiene archivos adjuntos: Correos electrónicos que incluyen archivos adjuntos
- Tamaño: Correos electrónicos de un tamaño determinado
Acciones que puedes realizar con los filtros de Gmail
Una vez que haya configurado un filtro basado en los criterios elegidos, puede automatizar varias acciones para esos correos electrónicos. He aquí algunos ejemplos:
- Sáltate la bandeja de entrada: Archiva el correo
- Marcar como leído: Marcar el correo electrónico como leído
- Márcalo con una estrella: Marcar el correo como importante
- Aplicar la etiqueta: Añadir una etiqueta específica al correo electrónico.
- Reenviarlo: Reenviar el correo electrónico a otra dirección
- Enviar plantilla: Enviar una respuesta preescrita
- Nunca lo envíes a Spam: Asegúrate de que el correo electrónico nunca se marque como spam
- Borrarlo: Eliminar el correo electrónico
- Márcalo siempre como importante: Marca el correo electrónico como importante
- Nunca lo marques como importante: Asegúrate de que el correo electrónico no está marcado como importante.
- Categorizar como: Añadir el correo electrónico a una categoría específica
Ventajas de utilizar los filtros de Gmail
Con los filtros de Gmail, puedes automatizar las tareas rutinarias del correo electrónico y aumentar la productividad. Por ejemplo, puedes:
- Archiva automáticamente los correos electrónicos relacionados con proyectos finalizados
- Enviar los correos electrónicos no deseados de remitentes específicos directamente a Spam
- Elimine los correos electrónicos antiguos que ya no necesite
- Marca los correos promocionales como leídos para mantener limpia tu bandeja de entrada
- Configurar respuestas automáticas para determinados tipos de correo electrónico
- En la siguiente sección, compartiremos nuestros cuatro mejores filtros de Gmail para ayudarte a agilizar la gestión de tu correo electrónico y ahorrar tiempo.
Cómo crear un filtro en Gmail: 3 métodos
Analizaremos tres métodos sencillos para crear filtros en Gmail: a través de la configuración, la barra de búsqueda y directamente desde un correo electrónico.
Método 1: Filtrar correos electrónicos en Gmail desde la configuración
Este método es más detallado, pero te permite ver simultáneamente todos los filtros de Gmail existentes.
1. Vaya a Gmail: Abre tu cuenta de Gmail en tu navegador web.
2. Acceda a los ajustes: Haz clic en el icono de ajustes de la esquina superior derecha y, a continuación, selecciona "Ver todos los ajustes."
3. Vaya a Filtros: Vaya a la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas" en el menú de configuración.
4. Crear un nuevo filtro: Haga clic en "Crear un nuevo filtro". Se abrirá un formulario en el que podrá especificar sus criterios de filtrado.
Método 2: Filtrar correos electrónicos mediante la barra de búsqueda
Este método es rápido y le permite crear filtros directamente a partir de sus consultas de búsqueda.
- Abre Gmail: Accede a tu cuenta de Gmail.
- Utilice la barra de búsqueda: En la parte superior de la página, introduzca los criterios de búsqueda por los que desea filtrar (por ejemplo, remitente específico, palabras clave, etc.).
- Crear filtro a partir de la búsqueda: Haga clic en la flecha pequeña situada a la derecha de la barra de búsqueda para abrir las opciones de búsqueda avanzada. Después de introducir sus criterios, haga clic en "Crear filtro" en la parte inferior del desplegable.
- Especifica las acciones del filtro: Elige las acciones que quieres que realice Gmail para los correos electrónicos que coincidan con tus criterios (por ejemplo, archivar, marcar como leído, etc.) y, a continuación, haz clic en "Crear filtro."
Método 3: Filtrar mensajes directamente desde un correo electrónico
Este método es útil para crear rápidamente filtros para tipos específicos de correos electrónicos.
- Abre Gmail: Accede a tu cuenta de Gmail.
- Seleccione un correo electrónico: Abra un correo electrónico para el que desee crear un filtro.
- Accede a las opciones de filtrado: Haz clic en el menú de tres puntos (⁝) situado en la parte superior derecha del correo electrónico y, a continuación, selecciona "Filtrar mensajes como este."
- Crear filtro: Aparecerá un formulario con el remitente del correo electrónico y otros criterios. Ajústelos según sea necesario y, a continuación, haga clic en "Crear filtro".
- Especifique las acciones del filtro: Elige las acciones para el filtro (por ejemplo, eliminar, etiquetar, reenviar, etc.) y haz clic en "Crear filtro."
¿Se puede editar un filtro de Gmail?
Sí, puedes editar un filtro de Gmail si has cometido un error o necesitas actualizar un filtro antiguo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Abre Gmail: Accede a tu cuenta de Gmail.
- Acceder a los ajustes: Haz clic en el icono de ajustes de la esquina superior derecha y, a continuación, selecciona "Ver todos los ajustes."
- Vaya a Filtros: Vaya a la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas".
- Seleccione un filtro: Busca en la lista el filtro que quieres editar y haz clic en "Editar."
- Actualizar criterios de filtro: Modifique los criterios de búsqueda según sea necesario y, a continuación, haga clic en "Continuar."
- Cambiar acciones del filtro: Ajuste las acciones que realiza su filtro. Una vez satisfecho con los cambios, haga clic en "Actualizar filtro".
Cómo eliminar un filtro en Gmail
Si necesitas eliminar un filtro que has creado, es muy sencillo. A continuación te explicamos cómo puedes eliminar un filtro de Gmail de tu teléfono u ordenador:
- Vaya a Gmail: Abre tu cuenta de Gmail en tu navegador web.
- Acceder a los ajustes: Haz clic en el icono del engranaje (⚙) en la esquina superior derecha y selecciona "Ver todos los ajustes."
- Vaya a Filtros: Vaya a la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas".
- Seleccione el filtro: Busca en la lista el filtro que quieres eliminar y haz clic en "Eliminar."
- Confirme la eliminación: Pulse "OK" para confirmar y eliminar el filtro.
Los 4 mejores filtros de Gmail para mejorar tu productividad
Aumenta la eficacia de tu correo electrónico con estos cuatro filtros principales de Gmail. Estos filtros te ayudarán a automatizar tareas, organizar tu bandeja de entrada y ahorrar tiempo, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.
1. Filtrar las respuestas automáticas
Para evitar que tu bandeja de entrada se llene de respuestas automáticas de fuera de la oficina, puedes configurar un filtro que elimine automáticamente los correos electrónicos. He aquí cómo hacerlo:
- Abrir las opciones de búsqueda: Haz clic en el icono "Mostrar opciones de búsqueda" de la barra de búsqueda de Gmail.
- Introduzca los criterios: En el campo "Asunto", escriba "respuesta automática" y haga clic en "Crear filtro".
- Establezca la acción: Elige "Borrarlo" como acción y haz clic en "Crear filtro".
A partir de ahora, Gmail eliminará automáticamente cualquier correo electrónico con "respuesta automática" en el asunto, para mantener más limpia tu bandeja de entrada.
2. Organice los boletines en una carpeta específica
Utilice el signo "más" para crear variaciones de su dirección de correo electrónico. Estos correos seguirán llegando a tu bandeja de entrada. Aquí te explicamos cómo configurar un filtro para enviar automáticamente boletines a una carpeta específica.
- Abrir las opciones de búsqueda: Haz clic en el icono "Mostrar opciones de búsqueda" de la barra de búsqueda de Gmail.
- Introduzca la variante de correo electrónico: En el campo "Para:", introduzca su dirección de Gmail añadiendo "+boletines", por ejemplo, nombre+newsletters@gmail.com, y haga clic en "Crear filtro."
- Aplicar etiqueta: Selecciona "Aplicar la etiqueta" y elige "Nueva etiqueta".
- Asigne un nombre a la etiqueta: Introduce "Boletines" como nombre de la etiqueta y haz clic en "Crear".
- Finalizar filtro: Haga clic en "Crear filtro".
Ahora, cada vez que te suscribas a un boletín mediante la variante "+boletines", Gmail dirigirá automáticamente estos mensajes a tu carpeta "Boletines", manteniendo tu bandeja de entrada principal despejada.
3. Archivar notificaciones de calendario
Google Calendar es excelente para gestionar tu agenda, pero recibir notificaciones cada vez que alguien acepta tu invitación a un evento puede ser innecesario. A continuación te explicamos cómo crear un filtro de Gmail para archivar automáticamente estas notificaciones.
- Abrir las opciones de búsqueda: Haz clic en el icono "Mostrar opciones de búsqueda" de la barra de búsqueda de Gmail.
- Establecer criterios: En el campo "Tiene las palabras", escriba "filename:invite.ics AND accepted" y, a continuación, haga clic en "Crear filtro".
- Seleccione Acciones: Selecciona "Saltar la bandeja de entrada" y "Marcar como leído".
- Crear filtro: Haga clic en "Crear filtro".
Ahora, Gmail archivará y marcará automáticamente tus notificaciones de Google Calendar como leídas, manteniendo tu bandeja de entrada despejada. Puedes seguir accediendo a estas notificaciones en tu carpeta "Todo el correo".
4. Respuesta con respuesta enlatada
Combina los filtros de Gmail con la función de plantillas de Gmail para enviar respuestas automáticas fácilmente.
- Habilitar plantillas: Vaya a "Ajustes" y haga clic en "Ver todos los ajustes". Navega hasta la pestaña "Avanzado", activa "Plantillas" y haz clic en "Guardar cambios".
- Crear una plantilla: Redacta un nuevo correo electrónico. Haz clic en los tres puntos verticales, selecciona "Plantillas" > "Guardar borrador como plantilla" > "Guardar como nueva plantilla". Introduce un nombre para tu plantilla y pulsa "Guardar".
- Establezca los criterios de filtrado: Abre "Mostrar opciones de búsqueda" y en el campo "Tiene las palabras", escribe la palabra clave que activará tu respuesta automática, luego haz clic en "Crear filtro."
- Asigne la plantilla: Marque "Enviar plantilla" y seleccione la plantilla que ha creado. Haga clic en "Crear filtro".
Ahora, cualquier correo electrónico que contenga la palabra clave recibirá automáticamente tu respuesta enlatada. Por ejemplo, si la palabra clave es "seguimiento", Gmail enviará tu plantilla de respuesta a cada correo electrónico que incluya "seguimiento".
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